Öppna kontor ska göra det lättare att samarbeta. Men forskningen visar att ljud och brist på avskildhet kostar mer än det smakar för många. Pratljud stör koncentration och minne mer än andra ljud. Och människor påverkas olika mycket. Samma ljud kan väcka vitt skilda reaktioner hos olika människor (Hygge m.fl., 2013).
Varför valde vi öppna kontor?
Tanken är god. Färre väggar, fler möten, snabbare samarbete. Men det är inte säkert att det blir så.
Två forskare vid Harvard följde anställda på två företag som gick från egna platser till öppna kontor. De mätte samtal med bärbara sensorer. Efter flytten minskade tiden för samtal ansikte mot ansikte med ungefär 70 procent. I stället skickade folk fler mejl och chattmeddelanden (Bernstein & Turban, 2018). Forskarna tolkar det som att människor drog sig undan socialt från kollegorna i det öppna kontoret.
Det är två företag. Men resultatet säger något viktigt: öppenhet i rummet betyder inte automatiskt öppenhet mellan människor.
Avskildhet mot samarbete – vad vinner vi?
En stor enkätstudie med fler än 42 000 kontorsanställda jämförde hur nöjda folk var med olika typer av kontor. Egna rum var klart bättre än öppna lösningar i de flesta aspekter av inomhusmiljön. Vinsten av att det blev lättare att prata med varandra var mindre än förlusten av högre ljudnivå (Kim & de Dear, 2013).
Svensk forskning pekar åt samma håll. En jämförelse av kontorstyper i tre studier fann att delade rum, traditionella kontorslandskap och flexkontor stack ut negativt när det gällde de anställdas välbefinnande (Bodin Danielsson, 2016).
Därför stör pratljud mest
Alla ljud stör inte lika mycket. Tal stör mest.
Forskarna kallar det irrelevant sound effect: att minnet presterar sämre när vi hör ljud med tydlig struktur, även om vi försöker ignorera det. Tal och talliknande ljud ger överlägset störst effekt (Ellermeier & Zimmer, 2014).
Arbetsmiljöverkets kunskapssammanställning beskriver tal som det mest påtagliga ljudproblemet på många arbetsplatser (Hygge m.fl., 2013).
Ord är svåra att stänga ute. Därför kan ett samtal vid skrivbordet bredvid ta mer kraft än ett jämnt fläktljud.
Vad händer med minne och trötthet?
En svensk experimentstudie från Gävle lät deltagare arbeta i simulerat kontorsljud. Med högre ljudnivå mindes de färre ord och skattade sig själva som tröttare. De som fick stanna kvar i kontorsljudet under pausen blev också mindre motiverade än de som fick lyssna på porlande vatten eller se en naturfilm (Jahncke m.fl., 2011). Studien gjordes i laboratorium med studenter, inte på en riktig arbetsplats.
En svensk studie av anställda i olika kontorstyper fann att prestationen på krävande tankeuppgifter sjönk mer i större kontorslandskap än i mindre. Men de som satt i egna rum tappade lika mycket som de i stora kontorslandskap (Seddigh m.fl., 2015). Bilden är alltså inte helt enkel.
Buller kan också få tröttheten att utvecklas snabbare (Hygge m.fl., 2013).
Samma ljud – olika reaktioner
Det här är kärnan för den som arbetar med känslighet.
Arbetsmiljöverkets kunskapssammanställning konstaterar att det finns stora individuella skillnader i hur mottagliga vi är för störande buller (Hygge m.fl., 2013).
Forskningen om högkänslighet pekar åt samma håll. I en belgisk studie med 1 019 anställda förstärkte två delar av högkänsligheten – att lätt bli överväldigad och att ha låg tröskel för sinnesintryck – sambandet mellan höga arbetskrav och emotionell utmattning (Vander Elst m.fl., 2019). Studien gällde arbetskrav i allmänhet, inte ljud specifikt. Men den visar att samma arbetsmiljö inte påverkar alla lika.
I en nederländsk studie av aktivitetsbaserade kontor med 551 anställda var behovet av avskildhet en stark förklaring till varför vissa trivdes och andra inte (Hoendervanger m.fl., 2018).
Det betyder att en kontorslösning som fungerar för de flesta kan slita hårt på några. Det handlar inte om att de är svaga. Det handlar om att de tar in mer.
Vad säger reglerna?
Sedan 1 januari 2025 gäller Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:12 om utformning av arbetsplatser. Där står att arbetsplatser ska ha en ljudmiljö som är lämplig med hänsyn till den verksamhet som bedrivs (5 kap. 31 §).
I de allmänna råden finns vägledande ljudnivåer för att undvika störning och negativ kognitiv påverkan. Till exempel 30 dB vid stora krav på stadigvarande koncentration och säker taluppfattbarhet, och 40 dB vid stora krav på stadigvarande koncentration eller behov av att kunna föra samtal obesvärat. Värdena omfattar inte ljudbidrag från den egna verksamheten (AFS 2023:12, allmänna råd till 5 kap. 31 §). Ljud från själva arbetet i lokalen, som kollegornas samtal, räknas alltså inte in.
Ett tips från kunskapssammanställningen: tänk på vilka tankekrävande uppgifter som utförs i lokalen (Hygge m.fl., 2013).
Vad kan arbetsplatsen göra?
Åsas råd från arbetet med organisationer, med stöd i forskningen ovan:
Skapa tysta zoner – på riktigt. Inte bara en skylt. Rum där det faktiskt är tyst.
Flytta samtalen. Telefonsamtal och spontana möten i egna rum, inte vid skrivborden.
Planera efter uppgiften. Koncentrationsarbete och samarbete behöver olika miljöer.
Låt pauserna vara lugna. Studien från Gävle tyder på att en paus i kontorsljud inte ger samma återhämtning.
Fråga medarbetarna. Behovet av avskildhet varierar. Den som säger att ljudet tar kraft beskriver något verkligt.
Läs också Högkänslig på jobbet – styrkor, utmaningar och vad chefer kan göra och Överstimulering – tecken och vad som hjälper.
Vill ni arbeta med arbetsmiljö och olika sätt att fungera?
Jag föreläser för företag och organisationer om känslighet och ett hållbart arbetsliv. Läs mer på asavikman.com/foretag.
Källor
Bernstein, E. S., & Turban, S. (2018). The impact of the 'open' workspace on human collaboration. Philosophical Transactions of the Royal Society B, 373(1753), 20170239. https://doi.org/10.1098/rstb.2017.0239
Kim, J., & de Dear, R. (2013). Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices. Journal of Environmental Psychology, 36, 18–26. https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2013.06.007
Bodin Danielsson, C. (2016). Office type's association to employees' welfare: Three studies. Work, 54(4), 779–790. https://doi.org/10.3233/WOR-162361
Ellermeier, W., & Zimmer, K. (2014). The psychoacoustics of the irrelevant sound effect. Acoustical Science and Technology, 35(1), 10–16. https://doi.org/10.1250/ast.35.10
Hygge, S., Kjellberg, A., & Landström, U. (2013). Störande buller i arbetslivet. Kunskapssammanställning, Rapport 2013:3. Arbetsmiljöverket. https://www.av.se/globalassets/filer/publikationer/kunskapssammanstallningar/storande-buller-i-arbetslivet-kunskapssammanstallningar-rap-2013-3.pdf
Jahncke, H., Hygge, S., Halin, N., Green, A. M., & Dimberg, K. (2011). Open-plan office noise: Cognitive performance and restoration. Journal of Environmental Psychology, 31(4), 373–382. https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2011.07.002
Seddigh, A., Stenfors, C., Berntson, E., Bååth, R., Sikström, S., & Westerlund, H. (2015). The association between office design and performance on demanding cognitive tasks. Journal of Environmental Psychology, 42, 172–181. https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2015.05.001
Vander Elst, T., Sercu, M., Van den Broeck, A., Van Hoof, E., Baillien, E., & Godderis, L. (2019). Who is more susceptible to job stressors and resources? Sensory-processing sensitivity as a personal resource and vulnerability factor. PLoS ONE, 14(11), e0225103. https://doi.org/10.1371/journal.pone.0225103
Hoendervanger, J. G., Ernst, A. F., Albers, C. J., Mobach, M. P., & Van Yperen, N. W. (2018). Individual differences in satisfaction with activity-based work environments. PLoS ONE, 13(3), e0193878. https://doi.org/10.1371/journal.pone.0193878
Arbetsmiljöverket (2023). Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd om utformning av arbetsplatser (AFS 2023:12). I kraft 1 januari 2025. https://www.av.se/globalassets/filer/publikationer/foreskrifter/utformning-av-arbetsplatser-afs2023-12.pdf