Samma kontor. Samma möten. Samma tempo. Ändå blir en medarbetare pigg av det, och en annan helt slut. Det beror sällan på vilja eller ork. Människor skiljer sig åt i hur starkt de påverkas av sin miljö. En arbetsplats som tar höjd för det får fler som fungerar – och fler som stannar.
Vi tar in omgivningen olika mycket
Forskare kallar det miljökänslighet. Alla har den. Men i olika grad.
En studie med drygt 2 000 vuxna i fyra olika urval fann tre ungefär lika stora grupper. Omkring 29 procent var lågkänsliga, 40 procent mellankänsliga och 31 procent högkänsliga (Lionetti m.fl., 2018). Forskarna beskriver känsligheten som ett kontinuerligt drag där de flesta hamnar någonstans i mitten.
För en arbetsplats betyder det något konkret. Det finns ingen medarbetare som är ”normalen”. På en avdelning med 30 personer kan nio eller tio vara mer påverkade av ljud, avbrott och tempo än sina kollegor. Lika många kan knappt märka det.
Läs mer om känslighet i arbetslivet i Högkänslig på jobbet – styrkor, utmaningar och vad chefer kan göra.
Krav och resurser – två sidor av samma våg
En av de mest använda modellerna i arbetsmiljöforskningen delar upp arbetet i krav och resurser (Bakker & Demerouti, 2007). Krav är det som tar energi, som tidspress, avbrott och känslomässigt arbete. Resurser är det som ger energi eller hjälper oss klara kraven, som stöd, inflytande, tydlighet och återhämtning.
Modellen gäller alla. Men forskning tyder på att kraven slår hårdare och resurserna ger mer för de mest känsliga (Vander Elst m.fl., 2019). Att minska onödiga krav och bygga resurser är alltså extra verkningsfullt där.
Fem områden att se över
1. Ljud och möjlighet att gå undan
I öppna kontor är buller och brist på avskildhet de vanligaste klagomålen. Fördelen med lättare kontakt väger inte upp det (Kim & de Dear, 2013). Ljud som förändras, särskilt tal, stör mer än jämnt brus (Ellermeier & Zimmer, 2014).
Det behöver inte betyda nya väggar. Tysta rum som faktiskt får vara tysta. Tydliga överenskommelser om var man pratar i telefon. Möjlighet att arbeta hemifrån med uppgifter som kräver koncentration. Läs mer i Öppna kontorslandskap – så påverkas vi av ljud och intryck.
2. Möten
I en dagboksstudie fyllde 37 anställda i enkäter varje dag under en arbetsvecka. På dagar med fler möten kände de sig tröttare och upplevde högre arbetsbelastning. Hur lång tid de satt i möten hade däremot inget samband med tröttheten. Det var antalet som spelade roll (Luong & Rogelberg, 2005). Studien är liten, men resultatet är tydligt nog att ta på allvar.
Färre möten. Luft mellan dem. Och en tydlig agenda, så att ingen behöver lägga energi på att gissa vad mötet ska leda till.
3. Pauser under dagen
Korta pauser mellan arbetsuppgifter ger mer energi och mindre trötthet (Albulescu m.fl., 2022). Återhämtning hör hemma under arbetsdagen. Inte bara efter den.
Planera in pauserna. Annars blir de av sist. Läs mer i Återhämtning på jobbet – vad säger forskningen om pauser?
4. Tydlighet och förändring
Det här bygger på Åsas erfarenhet från arbetet med organisationer, inte på en enskild studie.
Otydliga förväntningar kräver tolkning. Tolkning kräver energi. Den som tar in mycket lägger ofta extra kraft på att läsa av stämningar och lista ut vad som egentligen gäller. Tydliga prioriteringar, besked om vad som är ”bra nog” och förvarning inför förändringar sparar den kraften.
5. Möjlighet att välja
Det som fungerar för en fungerar inte för alla. Därför är valfrihet en resurs i sig. Var jobbar jag bäst med just den här uppgiften? När ska jag vara nåbar? Hur många möten i rad klarar jag med kvalitet? Fråga. Lita på svaren.
Vad säger reglerna?
Sedan 1 januari 2025 gäller Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:2. Arbetsgivaren ska se till att arbetsuppgifterna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning och att resurserna anpassas till kraven i arbetet (AFS 2023:2, 2 kap. 6 §). Bland resurserna räknas möjligheter till återhämtning (2 kap. 3 §).
Att anpassa arbetsmiljön efter hur människor faktiskt fungerar är alltså inte en extra förmån. Det är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Så kommer ni igång
Åsas råd till chefer och HR:
Börja med frågan. ”Vad tar mest energi i ditt arbete? Vad ger mest?” Ställ den i medarbetarsamtal och på arbetsplatsträffar.
Leta efter mönster. Om flera nämner samma sak, som avbrott eller mötestäthet, är det en organisatorisk fråga. Inte en individuell.
Testa en sak i taget. En mötesfri förmiddag i veckan. Ett tyst rum som skyltas. Utvärdera efter en månad.
Gör det normalt. När chefen själv går till det tysta rummet eller tackar nej till ett möte blir det lättare för andra.
Se styrkorna. Den som märker detaljer, risker och stämningar tidigt är en tillgång – om det är tryggt att säga det. Läs mer i Vad är psykologisk trygghet?
Det som är nödvändigt för några är ofta bra för alla.
Vill ni arbeta med det här på er arbetsplats?
Jag föreläser och håller workshops för chefer, HR och team om olika känslighet och ett hållbart arbetsliv. Läs mer på asavikman.com/foretag.
Källor
Albulescu, P., Macsinga, I., Rusu, A., Sulea, C., Bodnaru, A., & Tulbure, B. T. (2022). ”Give me a break!” A systematic review and meta-analysis on the efficacy of micro-breaks for increasing well-being and performance. PLoS ONE, 17(8), e0272460. https://doi.org/10.1371/journal.pone.0272460
Arbetsmiljöverket (2023). Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd om planering och organisering av arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar (AFS 2023:2). I kraft 1 januari 2025.
Bakker, A. B., & Demerouti, E. (2007). The Job Demands-Resources model: State of the art. Journal of Managerial Psychology, 22(3), 309–328. https://doi.org/10.1108/02683940710733115
Ellermeier, W., & Zimmer, K. (2014). The psychoacoustics of the irrelevant sound effect. Acoustical Science and Technology, 35(1), 10–16. https://doi.org/10.1250/ast.35.10
Kim, J., & de Dear, R. (2013). Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices. Journal of Environmental Psychology, 36, 18–26. https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2013.06.007
Lionetti, F., Aron, A., Aron, E. N., Burns, G. L., Jagiellowicz, J., & Pluess, M. (2018). Dandelions, tulips and orchids: Evidence for the existence of low-sensitive, medium-sensitive and high-sensitive individuals. Translational Psychiatry, 8, 24. https://doi.org/10.1038/s41398-017-0090-6
Luong, A., & Rogelberg, S. G. (2005). Meetings and more meetings: The relationship between meeting load and the daily well-being of employees. Group Dynamics: Theory, Research, and Practice, 9(1), 58–67. https://doi.org/10.1037/1089-2699.9.1.58
Vander Elst, T., Sercu, M., Van den Broeck, A., Van Hoof, E., Baillien, E., & Godderis, L. (2019). Who is more susceptible to job stressors and resources? Sensory-processing sensitivity as a personal resource and vulnerability factor. PLoS ONE, 14(11), e0225103. https://doi.org/10.1371/journal.pone.0225103